中小型分銷商一直是分銷行業(yè)活力十足、并且是推動電子產(chǎn)業(yè)發(fā)展的重要力量。由于分銷行業(yè)存在產(chǎn)品品種多樣的自身特點(diǎn),這些中小分銷商在企業(yè)運(yùn)營過程中常常會面臨物流、資金流、信息流不暢或者效率不高的問題,總體而言,規(guī)范管理體系成為亟待解決的問題。
面對復(fù)雜多變的經(jīng)營環(huán)境,越來越多的中小企業(yè)開始尋求信息化手段來幫助自己增強(qiáng)市場競爭力,希望借助先進(jìn)的庫存管理軟件來理順企業(yè)資源和提高管理水平和效率。與此同時,中小企業(yè)規(guī)模日益壯大,在進(jìn)入成長期后,原有的管理模式將不再適應(yīng)企業(yè)內(nèi)外環(huán)境的變化,企業(yè)迫切需要借助信息化手段進(jìn)行規(guī)范的管理,企業(yè)管理系統(tǒng)的實(shí)施成為其中不可缺少的一環(huán)。
深圳市吉利通電子有限公司擁有8年歷史,是臺灣國巨(YAGEO)和厚聲(UNI-OHM)品牌的授權(quán)代理商,專業(yè)銷售全系列電子元件產(chǎn)品,主要包括片狀電容、片狀電阻、傳統(tǒng)電阻、片狀電感、片狀磁珠等。
隨著企業(yè)規(guī)模不斷擴(kuò)大,員工數(shù)已達(dá)到七八十人,現(xiàn)已成臺灣國巨和厚聲在深圳的最大代理商之一,得到原廠在技術(shù)、售后服務(wù)等各個方面的大力支持。然而,在企業(yè)內(nèi)部運(yùn)作上,原有的普調(diào)應(yīng)用軟件和手工方式已遠(yuǎn)遠(yuǎn)無法滿足吉利通的需求。2008年2月,該公司進(jìn)行了企業(yè)管理系統(tǒng)的選型,最終選用深圳市頂訊網(wǎng)絡(luò)科技有限公司的“易寶貿(mào)易管理系統(tǒng)”,于4月31日正式上線實(shí)施。
吉利通電子副總經(jīng)理寧志剛介紹說,在上線易寶之前,吉利通僅僅采用了市面上最普遍的應(yīng)用軟件和設(shè)備,只能維持簡單的應(yīng)用,例如打單等,進(jìn)銷存的數(shù)據(jù)資料追溯性不強(qiáng),后臺操作系統(tǒng)的簡易已經(jīng)嚴(yán)重影響了公司的長遠(yuǎn)發(fā)展。
“現(xiàn)有的系統(tǒng)平臺不夠用已經(jīng)成為發(fā)展障礙。分銷行業(yè)的物流要求很高,而產(chǎn)品的種類繁多,物流數(shù)據(jù)、庫存狀態(tài)如果沒有系統(tǒng)的支持就難以進(jìn)行實(shí)時統(tǒng)計與結(jié)算,對快速響應(yīng)和企業(yè)內(nèi)部決策無法起到基礎(chǔ)的支撐。”寧志剛說,“其次,我們還需要更深入、明細(xì)的進(jìn)銷存系統(tǒng),并保證與財務(wù)系統(tǒng)對接。第三,過去的流程制度雖然有制度的保證,但仍然沒有得到有力的保障,需要通過固化的信息操作系統(tǒng)來進(jìn)行約束,同時也能提高效率,減少人為失誤。”
基于上述三點(diǎn)考慮,吉利通決定尋求一家門當(dāng)戶對的系統(tǒng)提供商,評估了4家公司。寧志剛表示,通過詳細(xì)了解頂訊網(wǎng)絡(luò)“易寶”貿(mào)易管理系統(tǒng),認(rèn)為該系統(tǒng)與公司要求的匹配度達(dá)80%。隨后,吉利通公司根據(jù)自身的運(yùn)營狀況和管理模式提出相應(yīng)要求,希望系統(tǒng)能與公司的匹配度達(dá)90%。頂訊公司經(jīng)過開發(fā)人員的討論和與吉利通公司管理層的協(xié)商,確認(rèn)能夠根據(jù)吉利通公司提出的要求和意見進(jìn)行修改,并提出最佳修改方案。通過對比市場上多家軟件公司給到的方案,基于性價比、使用功能的完善程度以及售后服務(wù)承諾的考慮,吉利通公司最終確定選擇“易寶”系統(tǒng)。
系統(tǒng)上線前,吉利通公司的要求分為五個方面：1、系統(tǒng)的兼容性、穩(wěn)定性。2、系統(tǒng)的可操作性,要求直觀、操作簡便。3、實(shí)現(xiàn)公司特殊性的操作要求。4、售后服務(wù),如版本的升級、日常的維護(hù)等。
頂訊公司按照吉利通公司提出的要求進(jìn)行分析和討論,確定最優(yōu)的修改方案,最大限度地使系統(tǒng)與吉利通的要求達(dá)到更高的匹配度,使系統(tǒng)能幫助吉利通公司大大提高工作效率。系統(tǒng)正式上線,頂訊公司還派出技術(shù)人員幫助進(jìn)行數(shù)據(jù)導(dǎo)入及系統(tǒng)的調(diào)試,隨后記錄吉利通公司各部門提出的新的修改要求,及時進(jìn)行方案的修改與優(yōu)化。
寧志剛指出,系統(tǒng)的成功上線除了頂訊公司的支持外,分銷商內(nèi)部前期的資料準(zhǔn)備是重中之重,對實(shí)施的成敗起著至關(guān)重要的作用。“前期的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備、整理及導(dǎo)入是最難的一部分,不僅需要花費(fèi)大量人力物力和時間對過往數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和錄入,還需要對過去不再適用的流程進(jìn)行修改和優(yōu)化,理順管理體系。”他繼續(xù)說,“初期準(zhǔn)備的越充分,把可能遇到的問題考慮的越細(xì)致,系統(tǒng)實(shí)施的成功率就更高。”
通過新的系統(tǒng),吉利通感到最大的收獲即是進(jìn)銷存數(shù)據(jù)清晰,統(tǒng)計與核算快捷直接,整個公司的管理更加規(guī)范化。以財務(wù)為核心,將財務(wù)的重要指標(biāo)形成公司的指導(dǎo)方針,并以此為依據(jù)制定企業(yè)下一步發(fā)展的策略。
