中小型分銷商一直是分銷行業活力十足、并且是推動電子產業發展的重要力量。由于分銷行業存在產品品種多樣的自身特點,這些中小分銷商在企業運營過程中常常會面臨物流、資金流、信息流不暢或者效率不高的問題,總體而言,規范管理體系成為亟待解決的問題。
面對復雜多變的經營環境,越來越多的中小企業開始尋求信息化手段來幫助自己增強市場競爭力,希望借助先進的庫存管理軟件來理順企業資源和提高管理水平和效率。與此同時,中小企業規模日益壯大,在進入成長期后,原有的管理模式將不再適應企業內外環境的變化,企業迫切需要借助信息化手段進行規范的管理,企業管理系統的實施成為其中不可缺少的一環。
深圳市吉利通電子有限公司擁有8年歷史,是臺灣國巨(YAGEO)和厚聲(UNI-OHM)品牌的授權代理商,專業銷售全系列電子元件產品,主要包括片狀電容、片狀電阻、傳統電阻、片狀電感、片狀磁珠等。
隨著企業規模不斷擴大,員工數已達到七八十人,現已成臺灣國巨和厚聲在深圳的最大代理商之一,得到原廠在技術、售后服務等各個方面的大力支持。然而,在企業內部運作上,原有的普調應用軟件和手工方式已遠遠無法滿足吉利通的需求。2008年2月,該公司進行了企業管理系統的選型,最終選用深圳市頂訊網絡科技有限公司的“易寶貿易管理系統”,于4月31日正式上線實施。
吉利通電子副總經理寧志剛介紹說,在上線易寶之前,吉利通僅僅采用了市面上最普遍的應用軟件和設備,只能維持簡單的應用,例如打單等,進銷存的數據資料追溯性不強,后臺操作系統的簡易已經嚴重影響了公司的長遠發展。
“現有的系統平臺不夠用已經成為發展障礙。分銷行業的物流要求很高,而產品的種類繁多,物流數據、庫存狀態如果沒有系統的支持就難以進行實時統計與結算,對快速響應和企業內部決策無法起到基礎的支撐。”寧志剛說,“其次,我們還需要更深入、明細的進銷存系統,并保證與財務系統對接。第三,過去的流程制度雖然有制度的保證,但仍然沒有得到有力的保障,需要通過固化的信息操作系統來進行約束,同時也能提高效率,減少人為失誤。”
基于上述三點考慮,吉利通決定尋求一家門當戶對的系統提供商,評估了4家公司。寧志剛表示,通過詳細了解頂訊網絡“易寶”貿易管理系統,認為該系統與公司要求的匹配度達80%。隨后,吉利通公司根據自身的運營狀況和管理模式提出相應要求,希望系統能與公司的匹配度達90%。頂訊公司經過開發人員的討論和與吉利通公司管理層的協商,確認能夠根據吉利通公司提出的要求和意見進行修改,并提出最佳修改方案。通過對比市場上多家軟件公司給到的方案,基于性價比、使用功能的完善程度以及售后服務承諾的考慮,吉利通公司最終確定選擇“易寶”系統。
系統上線前,吉利通公司的要求分為五個方面：1、系統的兼容性、穩定性。2、系統的可操作性,要求直觀、操作簡便。3、實現公司特殊性的操作要求。4、售后服務,如版本的升級、日常的維護等。
頂訊公司按照吉利通公司提出的要求進行分析和討論,確定最優的修改方案,最大限度地使系統與吉利通的要求達到更高的匹配度,使系統能幫助吉利通公司大大提高工作效率。系統正式上線,頂訊公司還派出技術人員幫助進行數據導入及系統的調試,隨后記錄吉利通公司各部門提出的新的修改要求,及時進行方案的修改與優化。
寧志剛指出,系統的成功上線除了頂訊公司的支持外,分銷商內部前期的資料準備是重中之重,對實施的成敗起著至關重要的作用。“前期的數據準備、整理及導入是最難的一部分,不僅需要花費大量人力物力和時間對過往數據進行整理和錄入,還需要對過去不再適用的流程進行修改和優化,理順管理體系。”他繼續說,“初期準備的越充分,把可能遇到的問題考慮的越細致,系統實施的成功率就更高。”
通過新的系統,吉利通感到最大的收獲即是進銷存數據清晰,統計與核算快捷直接,整個公司的管理更加規范化。以財務為核心,將財務的重要指標形成公司的指導方針,并以此為依據制定企業下一步發展的策略。
